Privacy Policy

iBlue Tax & Business Services Inc · Effective Date: May 29, 2026

English

1. Who We Are

iBlue Tax & Business Services Inc ("iBlue", "we", "us", or "our") is a multi-entity business services firm located at 527 Main St, Suite 7, Melrose, MA 02176, United States. We provide tax preparation, ITIN processing as a Certifying Acceptance Agent (CAA), notary services, business consulting, financial BPO services, and related business operations.

2. Scope of This Policy

This Privacy Policy explains how iBlue collects, uses, stores, and protects personal information when you (a) engage our services as a client, (b) communicate with us via WhatsApp, email, phone, or other channels, or (c) interact with our internal systems and software platforms. This Policy applies globally to all personal data we process, with specific provisions for residents of the United States (CCPA/CPRA) and Brazil (LGPD).

3. Information We Collect

We may collect the following categories of information:

  • Identifiers: full legal name, date of birth, Social Security Number (SSN), Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), Employer Identification Number (EIN), passport number, government-issued IDs, and similar identifiers required for tax filings and regulatory compliance.
  • Contact information: phone numbers, email addresses, mailing addresses, and WhatsApp profile information when you communicate with us.
  • Financial information: income, expenses, bank account details, payment information, business financial records, and tax-related documents.
  • Communications content: messages, voice notes, images, and documents you send us through WhatsApp, email, or other channels.
  • Technical data: log files, metadata, and security audit records associated with our internal systems.

4. How We Use Your Information

We use personal information to:

  • Prepare and file tax returns (Forms 1040, 1120, 1120S, 1065 and related forms) with the IRS and state authorities.
  • Process ITIN applications and act as your Certifying Acceptance Agent before the IRS.
  • Provide bookkeeping, financial BPO, and business consulting services.
  • Communicate with you regarding deadlines, document requests, IRS or state agency notices, payment plans, and the status of your filings.
  • Comply with federal, state, and international legal and regulatory obligations (including the Internal Revenue Code, Circular 230, state tax laws, anti-money laundering rules, and applicable privacy laws).
  • Operate, secure, audit, and improve our internal software systems.

5. WhatsApp Business Communications

We use WhatsApp Business (operated by Meta Platforms, Inc.) as an official communication channel with clients. When you send us messages, voice notes, photos, or documents through WhatsApp:

  • The message content is delivered through Meta's infrastructure under Meta's own privacy practices.
  • We retain conversation history within our secure internal systems for service, compliance, and audit purposes.
  • Authorized iBlue staff may access these messages to provide services to you.
  • We do not use the content of your WhatsApp messages for advertising, profiling, or any purpose unrelated to the services you have engaged us for.

6. How We Share Information

We do not sell personal information. We may share information only as necessary to:

  • File documents with the IRS, state revenue agencies, consulates, and other government bodies on your behalf.
  • Use vetted service providers (cloud hosting, document storage, secure messaging, accounting software) that are contractually bound to protect your data.
  • Comply with legal obligations, subpoenas, court orders, or regulatory investigations.
  • Protect our legal rights, prevent fraud, or respond to a security incident.

7. Data Retention

We retain tax records, ITIN documentation, and related information for the periods required by federal and state tax law (typically a minimum of seven years from filing). Other communications may be retained for the duration of our client relationship and a reasonable period afterwards for audit and legal-defense purposes.

8. Security

We apply administrative, technical, and physical safeguards designed to protect personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction. These include encryption of sensitive identifiers (such as SSN) at rest, access controls, audit logging, and restricted access to authorized personnel only. No method of transmission or storage is 100% secure; we encourage you to use strong passwords and keep your communications channels secure.

9. Your Rights

California residents (CCPA/CPRA): You have the right to know what personal information we collect, to request access or deletion, to correct inaccurate information, to opt out of any sale or sharing of personal information (note: we do not sell personal information), and to be free from discrimination for exercising these rights.

Brazilian residents (LGPD): You have the right to confirmation of processing, access, correction of incomplete or inaccurate data, anonymization or deletion of unnecessary data, data portability, information about sharing with third parties, and to revoke consent where consent is the legal basis for processing.

To exercise any of these rights, contact us at the address in Section 11. We will respond within the timeframes required by applicable law.

10. Children

Our services are intended for adults and businesses. We do not knowingly collect information from children under 13 except when necessary as part of family tax filings, in which case the information is provided by a parent or legal guardian.

11. Contact Us

For privacy questions or to exercise your rights:
iBlue Tax & Business Services Inc
527 Main St, Suite 7
Melrose, MA 02176, United States
Email: info@ibluetax.com

12. Updates to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Material changes will be reflected by updating the "Effective Date" above. Continued use of our services after such updates constitutes acceptance of the revised Policy.

Portugues (Brasil)

1. Quem Somos

iBlue Tax & Business Services Inc ("iBlue", "nos" ou "nossa") e uma empresa de servicos empresariais multi-entidade localizada em 527 Main St, Suite 7, Melrose, MA 02176, Estados Unidos. Oferecemos preparacao de impostos, processamento de ITIN como Certifying Acceptance Agent (CAA), servicos de notario, consultoria empresarial, BPO financeiro e operacoes correlatas.

2. Escopo desta Politica

Esta Politica de Privacidade explica como a iBlue coleta, usa, armazena e protege dados pessoais quando voce (a) contrata nossos servicos como cliente, (b) se comunica conosco via WhatsApp, e-mail, telefone ou outros canais, ou (c) interage com nossos sistemas e plataformas internas. Esta Politica se aplica globalmente a todos os dados pessoais que processamos, com disposicoes especificas para residentes nos Estados Unidos (CCPA/CPRA) e no Brasil (LGPD).

3. Informacoes que Coletamos

Podemos coletar as seguintes categorias de informacoes:

  • Identificadores: nome completo, data de nascimento, Social Security Number (SSN), Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), Employer Identification Number (EIN), numero de passaporte, documentos de identidade emitidos pelo governo e identificadores similares necessarios para declaracoes fiscais e conformidade regulatoria.
  • Informacoes de contato: numeros de telefone, e-mails, enderecos de correspondencia e informacoes do perfil de WhatsApp quando voce se comunica conosco.
  • Informacoes financeiras: renda, despesas, dados bancarios, informacoes de pagamento, registros financeiros empresariais e documentos tributarios.
  • Conteudo de comunicacoes: mensagens, audios, imagens e documentos que voce nos envia por WhatsApp, e-mail ou outros canais.
  • Dados tecnicos: arquivos de log, metadados e registros de auditoria de seguranca associados aos nossos sistemas internos.

4. Como Usamos suas Informacoes

Usamos seus dados pessoais para:

  • Preparar e protocolar declaracoes fiscais (Forms 1040, 1120, 1120S, 1065 e formularios relacionados) junto a IRS e autoridades estaduais.
  • Processar pedidos de ITIN e atuar como seu Certifying Acceptance Agent perante a IRS.
  • Fornecer servicos de bookkeeping, BPO financeiro e consultoria empresarial.
  • Comunicar prazos, solicitacoes de documentos, intimacoes da IRS ou de orgaos estaduais, planos de pagamento e o status de suas declaracoes.
  • Cumprir obrigacoes legais e regulatorias federais, estaduais e internacionais (incluindo Internal Revenue Code, Circular 230, leis tributarias estaduais, regras de prevencao a lavagem de dinheiro e leis de privacidade aplicaveis).
  • Operar, proteger, auditar e melhorar nossos sistemas internos.

5. Comunicacoes via WhatsApp Business

Usamos o WhatsApp Business (operado pela Meta Platforms, Inc.) como canal oficial de comunicacao com clientes. Quando voce nos envia mensagens, audios, fotos ou documentos pelo WhatsApp:

  • O conteudo da mensagem trafega pela infraestrutura da Meta, sujeito as praticas de privacidade da propria Meta.
  • Mantemos o historico das conversas nos nossos sistemas internos seguros para fins de servico, compliance e auditoria.
  • Apenas pessoal autorizado da iBlue acessa essas mensagens para prestar os servicos contratados.
  • Nao usamos o conteudo das mensagens de WhatsApp para publicidade, criacao de perfis ou qualquer finalidade nao relacionada aos servicos contratados.

6. Como Compartilhamos Informacoes

Nao vendemos dados pessoais. Podemos compartilhar informacoes apenas quando necessario para:

  • Protocolar documentos junto a IRS, agencias estaduais, consulados e demais orgaos governamentais em seu nome.
  • Utilizar prestadores de servico contratados (hospedagem em nuvem, armazenamento de documentos, mensageria segura, software contabil) que estao contratualmente obrigados a proteger seus dados.
  • Cumprir obrigacoes legais, intimacoes, ordens judiciais ou investigacoes regulatorias.
  • Proteger nossos direitos legais, prevenir fraudes ou responder a incidentes de seguranca.

7. Retencao de Dados

Mantemos registros tributarios, documentos de ITIN e informacoes relacionadas pelos periodos exigidos pela legislacao tributaria federal e estadual (tipicamente no minimo sete anos a contar da entrega da declaracao). Outras comunicacoes podem ser mantidas pelo periodo do relacionamento com o cliente e por prazo razoavel posterior para fins de auditoria e defesa legal.

8. Seguranca

Adotamos medidas administrativas, tecnicas e fisicas para proteger dados pessoais contra acesso nao autorizado, divulgacao, alteracao ou destruicao. Isso inclui criptografia de identificadores sensiveis em repouso (como SSN), controle de acesso, registro de auditoria e acesso restrito apenas a pessoas autorizadas. Nenhum metodo de transmissao ou armazenamento e 100% seguro; recomendamos o uso de senhas fortes e canais de comunicacao protegidos.

9. Seus Direitos

Residentes na California (CCPA/CPRA): Voce tem direito a saber quais dados pessoais coletamos, solicitar acesso ou exclusao, corrigir dados imprecisos, optar por nao participar de qualquer venda ou compartilhamento de dados pessoais (nota: nao vendemos dados pessoais) e nao ser discriminado por exercer esses direitos.

Residentes no Brasil (LGPD): Voce tem direito a confirmacao da existencia de tratamento, acesso aos dados, correcao de dados incompletos ou imprecisos, anonimizacao ou exclusao de dados desnecessarios, portabilidade dos dados, informacao sobre compartilhamento com terceiros e revogacao do consentimento quando este for a base legal do tratamento.

Para exercer qualquer um desses direitos, entre em contato atraves do endereco indicado na Secao 11. Responderemos nos prazos exigidos pela lei aplicavel.

10. Criancas

Nossos servicos sao destinados a adultos e empresas. Nao coletamos intencionalmente dados de criancas menores de 13 anos, exceto quando necessario no contexto de declaracoes fiscais familiares, situacao em que as informacoes sao fornecidas por pai, mae ou responsavel legal.

11. Contato

Para duvidas sobre privacidade ou para exercer seus direitos:
iBlue Tax & Business Services Inc
527 Main St, Suite 7
Melrose, MA 02176, Estados Unidos
E-mail: info@ibluetax.com

12. Atualizacoes desta Politica

Esta Politica pode ser atualizada periodicamente. Alteracoes relevantes serao indicadas pela atualizacao da "Data Efetiva" no topo deste documento. O uso continuado de nossos servicos apos tais atualizacoes constitui aceitacao da Politica revisada.